Assessoria, centralização e descentralização

Continuando nosso bate papo com perguntas e rspostas, vamos ver e tirar algumas dúvidas sobre o papel das assessorias, a centralização e a descentralização de poder decisório na empresa.

12. Qual é verdadeira função da assessoria na empresa?
Normalmente a função de assessoria é mal entendida e utilizada na empresa, o que no curso normal dos fatos, invariavelmente leva a conflitos de autoridade e subordinação, listamos abaixo o que consideramos como principais atribuições de uma unidade de assessoria:
1. Reunir, resumir e analisar fatos
2. Sugerir linhas de ações
3. Debater projetos e obter anuência ou razões para objeções.
4. Elaborar as ordens escritas e documentos para a implantação de planos.
5. Explicar e interpretar ordens expedidas.
6. Observar o andamento das operações a fim de assegurar se as ordens emitidas estão obtendo resultado.
7. Iniciar novos planos com base na experiência operacional.
8. Promover intercâmbio entre as áreas e os processos.
9. Estimular e motivar os colaboradores pelas diretrizes e programa estabelecido.
10. Informar e esclarecer colaboradores de operação sobre a execução das tarefas que lhe forma delegadas.

13. Quando devemos usar e obter êxito no trabalho de assessoria?
No momento que as tarefas do gestor excedem sua capacidade de bem desempenhá-las por falta de tempo e energia necessária ou conhecimento especializado.
O bom uso dos trabalhos de assessoria ocorre quando o gestor tem facilidade de acesso das informações por esta geradas, consulta e utiliza-as, analisa e segue as orientações e aceita de forma voluntária as recomendações do assessor.

14. O que é centralização e descentralização na empresa?
“Centralização é a maior concentração do poder decisório na alta administração de uma empresa.” (Rebouças)
“Descentralização é a menor concentração do poder decisório na alta administração, sendo, portanto, o poder mais distribuído por seus diversos níveis hierárquicos.” (Rebouças).
Devemos levar em conta que uma empresa é mais centralizadora ou descentralizadora, devido a cultura, princípios e valores que a operacionalizam. Ex.: Falta de confiança nos subordinados, falta de qualificação , dentre outros.

15. Como devemos agir para descentralizar?
Precisamos conhecer quem na hierarquia da empresa, decide o que deve ser feito, qual o grau de descentralização que desejamos, quais os obstáculos (lembrar que o processo de centralização e descentralização é essencialmente cultural) e quando é possível e desejável a descentralização lucrativa.

16. Como podemos caracterizar a centralização e descentralização na empresa?
1. Administração centralizada – as decisões no alto escalão e as operações próximas a ele.
2. Descentralização limitada – as diretrizes, políticas e normas se encontram nos altos escalões já o planejamento e execução nos baixos escalões.
3. Delegação de autoridade – as decisões e ações operacionais se encontram no baixo escalão.
4. Administração de baixo para cima – é quando a descentraliza a autoridade e a iniciativa, o executor é responsável absoluto.

17. Para descentralizar o que devemos levantar?
É necessário ter o conhecimento profundo de quem conhece, ou pode mais facilmente obter os fatos e informações para a decisão, quem tem competência para decidir sobre o assunto, quais são as decisões rápidas que devem ser adaptadas as condições locais, se há conveniência especial na coordenação com outras atividades, a importância da decisão, a sobrecarga do gestor e se a descentralização melhorará de maneira significativa a iniciativa e o moral da equipe.

Um forte abraço

Osmar Guimarães Teixeira Jr

Uma boa leitura que eu recomendo

Amigos

Li, gostei e recomendo o livro Um homem mal de Wilson Britto - Editora Entrelinhas (www.entrelinhaseditora.com.br), pois além da narrativa nos manter ligados na leitura, sem vontade de parar, o conteúdo nos leva a um descontruir e construir nossos paradigmas, costumes e consequentemente nossas ações, num confronto dos conceitos de vida que normalmente levamos para conceitos de uma possível vida que nos proporcione liberdade, paz e felicidade. Vale a pena ler esta obra, pois ela nos proporciona ganhos em nossa vida pessoal e profissional.

Confira o floder

Um forte abraço

Osmar Guimarães Teixeira Jr

FLAUTA MÁGICA - uma metáfora

Era uma vez um caçador que contratou um feiticeiro para ajudá-lo a conseguir alguma coisa que pudesse facilitar seu trabalho nas caçadas.

Depois de alguns dias, o feiticeiro entregou-lhe uma flauta mágica que, ao ser tocada, enfeitiçava os animais, fazendo-os dançar.
Entusiasmado com o instrumento, o caçador organizou uma caravana com destino à África, convidando dois outros amigos. Logo no primeiro dia de caçada, o grupo se deparou com um feroz tigre. De imediato, o caçador pôs-se a tocar a flauta e, milagrosamente, o tigre começou a dançar. Foi fuzilado à queima roupa.
Horas depois, um sobressalto. A caravana foi atacada por um leopardo que saltava de uma árvore. Ao som da flauta, contudo, o animal transformou-se: de agressivo, ficou manso e dançou. Os caçadores não hesitaram: mataram-no com vários tiros.
E foi assim até o final do dia, quando o grupo encontrou um leão faminto. A flauta soou, mas o leão não dançou, mas atacou um dos amigos do caçador flautista, devorando-o.
Logo depois, devorou o segundo. O tocador de flauta, desesperadamente, fazia soar as notas musicais, mas sem resultado algum. O leão não dançava. E enquanto tocava e tocava, o caçador foi devorado. Dois macacos, em cima de uma árvore próxima, a tudo assistiam. Um deles observou com sabedoria:
- Eu sabia que eles iam se dar mal quando encontrassem um surdinho...
Não confie cegamente nos métodos que sempre deram certo, pois um dia podem não dar. Tenha sempre planos de contingência, prepare alternativas para as situações imprevistas, analise as possibilidades de erro.
Esteja atento às mudanças e não espere as dificuldades para agir.
Cuidado com o leão surdo!
Pense nisto e tenha uma boa semana.......


Um forte abraço,

Osmar Guimarães Teixeira Jr

Departamentalização e Delegação

Continuando nossas perguntas e respostas, vamos refletir um pouco sobre departamentalização, considerando os fatores chave e seus os benefícios, também vamos dar uma espiadela na delegação, que muitas vezes ela se “concretiza” através do caos administrativo pelo simples empurrarmos a tarefa aos nossos membros da equipe e pela cobrança de responsabilidades mal delegada e tão pouco comunicada a todos os que estão em ação para atingirmos os objetivos da empresa. Então vamos lá:

6. O que é departamentalização e quais os fatores chaves para que ela se concretize?
“A departamentalização é o agrupamento, de acordo com critérios específicos de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, materiais e equipamentos, em unidades organizacionais.” (Rebouças).
Os fatores chaves para a departamentalização iniciam-se pela especialização exigida pelas tarefas e responsabilidades a serem agrupadas, estas são guiadas pela capacidade de controlar e coordenar necessárias ao andamento das atividades no contexto de uma atenção adequada através de supervisão sobre as mesmas e um olhar para os produtos e resultados a serem alcançados, das condições locais e as relações complexas na qual as atividades e seus resultados estão sujeitos.

7. Quais os benefícios que a departamentalização pode trazer para a empresa?
A princípio, observamos e vivenciamos que os benefícios que departamentalização pode proporcionar e são de grande valia para o dia a dia da empresa, entre eles destacamos tirar melhor proveito da especialização (finanças, recursos humanos, tecnologia e etc.) e facilitar o controle (controles independentes entre tesouraria e contabilidade / controle paralelo entre filiais).

8. O que é delegação?
“Delegação é o processo de transferência de determinado nível de autoridade de um gestor para um membro da equipe, criando o correspondente compromisso pela execução da tarefa delegada.” (Rebouças)

9. Quais são as relações decorrentes da delegação?
Considerando a tarefa, a responsabilidade e autoridade, decorre destas: a distribuição das atividades (planejamento e execução) pelo gestor / líder da equipe, a autorização de assumir compromissos, entregar recursos e praticar atos necessários ao cumprimento da tarefa e por fim a criação da obrigação de cada membro da equipe junto ao gestor para realizar as tarefas satisfatoriamente.

10. A delegação e o limite de autoridade?
O limite de autoridade quando da delegação apresenta limitações gerais implícitas que são aquelas ligadas ao momento e ambiente da empresa (cultura), geralmente não são possíveis de serem claras e objetivas. Já as limitações específicas são bem definidas, como as referentes a despesas, instalações, métodos, comissões, plano de trabalho, políticas, estrutura, crédito, dentre outras.
Também temos as limitações inerentes à autoridade sobre colaboradores, que se não forem bem definidas e principalmente bem divulgadas, criam um clima de guerra administrativa.

11. Quais são os princípios consagrados da delegação?
Podemos considerar como princípios consagrados da delegação:
Princípio 1 – Não se pode delegar responsabilidade. Ex.: Empréstimo no banco com repasse à terceiro.
Princípio 2 – Deve-se evitar dupla subordinação, pois ninguém pode servir a dois senhores. Ex.: Uso de assessorias com papel e atribuição mal definida ou quando o diretor passa por cima do gestor comunicando-se diretamente com o executor da tarefa, ou vice-versa.
Princípio 3 – Autoridade e responsabilidade devem ser equivalentes. A autoridade que pode ser delegada é igualmente limitada e, portanto, um colaborador só pode ser responsabilizado na medida em que os fatos estejam realmente sujeitos a seu controle. É perfeitamente possível esperar que uma pessoa tenha senso de responsabilidade, mesmo quando de sua autoridade a restrinja a estudar as condições vigentes e a promover melhorias, dar-lhes a responsabilidade de pressentir as dificuldades e procurar solucioná-las.

Um forte abraço

Osmar Guimarães Teixeira Jr.

Desejo (de Victor Hugo)

Desejo primeiro que você ame,
E que amando, também seja amado.
E que se não for, seja breve em esquecer.
E que esquecendo, não guarde mágoa.

Desejo, pois, que não seja assim
Mas se for, saiba ser sem se desesperar

Desejo também que tenha amigos
Que mesmo maus e inconseqüentes
Sejam corajosos e fiéis
E que pelo menos em um deles
Você possa confiar sem duvidar
E porque a vida é assim

Desejo ainda que você tenha inimigos
Nem muitos, nem poucos
Mas na medida exata para que
Algumas vezes você se interpele
A respeito de suas próprias certezas.
E que entre eles
Haja pelo menos um que seja justo

Desejo depois, que você seja útil
Mas não insubstituível
E que nos maus momentos
Quando não restar mais nada
Essa utilidade seja suficiente
Para manter você de pé.

Desejo ainda que você seja tolerante
Não com os que erram pouco
Porque isso é fácil
Mas com os que erram muito e irremediavelmente
E que fazendo bom uso dessa tolerância
Você sirva de exemplo aos outros

Desejo que você, sendo jovem,
Não amadureça depressa demais
E que sendo maduro
Não insista em rejuvenescer
E que sendo velho
Não se dedique ao desespero
Porque cada idade tem o seu prazer e a sua dor

Desejo, por sinal, que você seja triste
Não o ano todo, mas apenas um dia
Mas que nesse dia
Descubra que o riso diário é bom
O riso habitual é insosso
E o riso constante é insano.

Desejo que você descubra
Com o máximo de urgênciaAcima e a respeito de tudo
Que existem oprimidos, injustiçados e infelizes
E que estão bem à sua volta

Desejo ainda
Que você afague um gato, alimente um cuco
E ouça o joão-de-barro
Erguer triunfante o seu canto matinal
Porque assim, você se sentirá bem por nada

Desejo também
Que você plante uma semente, por menor que seja
E acompanhe o seu crescimento
Para que você saiba
De quantas muitas vidas é feita uma árvore

Desejo, outrossim, que você tenha dinheiro
Porque é preciso ser prático
E que pelo menos uma vez por ano
Coloque um pouco dele na sua frente e diga:"Isso é meu"
Só para que fique bem claro
Quem é o dono de quem

Desejo também
Que nenhum de seus afetos morra
Por eles e por você
Mas que se morrer
Você possa chorar sem se lamentar
E sofrer sem se culpar

Desejo por fim
Que você sendo homem, tenha uma boa mulher
E que sendo mulher, tenha um bom homem
Que se amem hoje, amanhã e nos dias seguintes
E quando estiverem exaustos e sorridentes
Ainda haja amor pra recomeçar
E se tudo isso acontecer
Não tenho mais nada a lhe desejar

Um forte abraço

Osmar Guimarães Teixeira Jr.

Organograma e Estrutura Organizacional

A partir desta postagem, estaremos apresentando uma série de perguntas e respostas sobre organogramas e estruturas organizacionais nas empresas. Estas dúvidas foram compiladas no decorrer de trabalhos e palestras realizadas para clientes e parceiros. O assunto é muito técnico, para não dizer chato, mas confesso que esforcei-me para que ele se tornasse simples e de fácil compreensão. Boa leitura, amigo.

1. Os organogramas podem funcionar e representar a realidade funcional da empresa?
Sim, encontramos empresas em que a estrutura organizacional desenhada é utilizada de forma eficaz, onde as responsabilidades e atribuições são claras e integradas às políticas e processos operacionais. Nestas empresas o ordenamento de sua estrutura ocorre através do agrupamento de atividades afins, da departamentalização, da delegação de responsabilidades e descentralização de atividades.

2. O que devemos considerar para definirmos a estrutura organizacional?
O primeiro aspecto que devemos considerar é a missão e os objetivos da empresa, isto é, o que e como estamos fazendo para atingir os resultados desejados. Conhecido este aspecto, devemos levantar as tarefas e responsabilidades das áreas, sempre focado aonde a empresa quer chegar.
Com a missão, objetivo, tarefas e responsabilidades em mãos devemos nos voltar as relações interpessoais que ocorrem ou possam ocorrer, pois estas quando desconhecidas geram grandes problemas na consolidação da estrutura, quando não a inviabilidade da implantação da mesma.

3. Como ordenar as atividades numa estrutura organizacional?
O ordenamento das atividades (tarefas e responsabilidades) num organograma ocorre a partir do resultado esperado e nunca da atividade propriamente dita para estes (muito encontrado em algumas empresas).
Desta forma a missão e o objetivo dentro de uma estratégia global da empresa, esboçam e definem a estrutura organizacional, considerando a equipe necessária e disponível através de suas relações interpessoais para sua consolidação. Lembrar sempre, a estrutura organizacional segue a estratégia.
Este ordenamento das atividades e departamentalização, fins e equipe estão baseados na subdivisão por produto ou serviço, região e localidade, período de tempo, clientes, funções e processos.

4. O que devemos considerar para o agrupamento das atividades?
Podemos basicamente levar em conta sete aspectos para agruparmos de forma eficaz as atividades em uma estrutura organizacional, sendo: objetivo, qual o produto final da atividade, quando aplicado os recursos materiais, humano, financeiro e equipamentos adequadamente; a missão que é produzir o melhor dentro dos padrões de qualidade, produtividade e lucratividade; a importância da atividade para o negócio; os recursos humanos disponíveis, considerando a capacitação técnica (habilidade e conhecimento), autonomia para a solução do problema e iniciativa desejada; a estabilidade do ambiente de negócio, levando em conta os colaboradores, processos, mercado e a empresa de um modo geral; a maturidade profissional e pessoal da equipe e gestores; e o grau de tecnologia aplicado no negócio e o domínio desta pela empresa.

5. Quais os fatores chave para o bom agrupamento das atividades?
Ao agruparmos atividades devemos levar em conta a especialização e os processos que nelas estão presentes, a utilização de controles fáceis e independentes, as atividades correlatas, isto é, de mutua correlação, assegurar a atenção adequada à atividade conforme sua importância, o clima organizacional, com o pessoal disponível, grupos informais e funções em tempo integral e o quanto é oportuno em termos de custos a centralização ou a descentralização das decisões e atividades.

Até a próxima, um forte abraço

Osmar Guimarães Teixeira Jr

SE - Rudyard Kipling

Se és capaz de manter a tua calma quando
Todo mundo ao seu redor já perdeu e te culpa;
De crer em ti, quando estão duvidando
E para estes, no entanto, achar uma desculpa;
Se és capaz de esperar sem te desesperares,
Ou, enganado, não mentir ao mentiroso,
Ou, sendo odiado, sempre ao ódio te esquivares
E não parecer bom demais, nem pretensioso;
Se és capaz de pensar – sem que isso só te atires;
De sonhar – sem fazer dos sonhos teus senhores;
Se, encontrando a Desgraça e Triunfo, conseguires
Tratar da mesma forma esses dois impostores;

Se és capaz de sofrer a dor de ver mudadas
Em armadilhas as verdades que disseste,
E as coisas porque deste vida, estraçalhadas,
E refazê-las com bem pouco que te reste;
Se és capaz de arriscar numa única parada
Tudo quanto ganhaste em toda vida,
E perder, e, ao perder, sem nunca dizer nada,
Resignado, tornar ao ponto de partida;
De forçar coração, nervos, músculos, tudo
A dar seja o que for que neles ainda existe
E a persistir assim quando, exausto, contudo,
Resta a vontade em ti, que ainda ordena: persiste!
Se és capaz de, entre a plebe, não te corromperes,
E, entre os reis não perder a naturalidade;
E de amigos, quer bons, quer maus, te defenderes,
Se a todos podes ser de alguma utilidade;

E se és capaz de dar, segundo por segundo
Ao minuto fatal todo valor e brilho:

Tua é a terra como tudo o que existe no mundo
E – o que ainda é muito mais – és Homem, meu filho!

Rudyard Kipling