Quantas vezes ouvimos em nossos dia a dia, “precisamos fazer um controle melhor” de uma determinada atividade, processos administrativos, comerciais, operacionais e fabris, recursos sob nossa responsabilidade, de pessoas que coordenamos, enfim precisamos controlar para evitarmos perdas e gerarmos ganhos.
Para refletirmos sobre nossos controles apresento de forma geral o conceito de controle que e algumas técnicas de controle de acordo com o objetivo e resultados que desejamos alcançar com os mesmos.
CONCEITO DE CONTROLE
Segundo o Dicionário Aurélio é “controle é a fiscalização exercida sobre as atividades de pessoas, órgãos, etc., para que não se desviem das normas preestabelecidas”.
TÉCNICAS DE CONTROLE
Como técnicas de controle, podemos enqudrá-las de seguinte forma:
1. CONSISTÊNCIA DE EXATIDÃO - consiste em verificar o grau de igualdade e coerência entre fatos, textos, cifras e sua coerência no contexto em que estão aplicados.
2. INTER-RELAÇÕES - visa a comprovar a relação mútua entre os elementos da mesma natureza, por meio de uma ação simultânea, aplicada sobre uma operação específica ou à soma de um número de operações.
3. COMPLETABILIDADE - busca avaliar e comprovar o estado de integridade dos dados utilizados no processo operacional e administrativo da entidade, nos registros gerenciais e financeiros efetuados.
4. APRECIAÇÃO DE CIFRAS - técnica de controle que propicia ao gerente ou ao executor da tarefa, reconhecer um padrão de comportamento, uma relação de razoabilidade.
5. ANALISES - processo administrativo de verificação e de comprovação do nível de regularidade, exatidão, completabilidade, autorização e pontualidade da aplicação dos procedimentos e dos registros efetuados sobre a atividade da entidade (padrão X realizado).
6. CONFIRMAÇÕES - técnica de controle que visa a obter confirmação sobre a existência, legitimidade ou exatidão dos bens, direitos ou obrigações da empresa.
7. CONCILIAÇÕES - controle dedicado a comparar elementos componentes do conjunto quantitativo ou financeiro da entidade, contra-informações e critérios de outras fontes internas ou externas, visando comprovar a exatidão, completabilidade, tempestividade, etc.
8. LEVANTAMENTOS FÍSICOS - são os controles de natureza física, voltados para a verificação da presença e existência de bens, pessoas, valores e obrigações da entidade.
9. COMPARAÇÕES - são os controles que visam a confirmar, através da comparação entre documentos, padrões, processos, sistemas, etc.
10. AUTORIZAÇÕES E APROVAÇÕES - controles voltados a garantir a exatidão do nível de autorização ou aprovação das operações e transações realizadas pela entidade.
11. ESCRITURAÇÃO E REGISTROS - controle interno dedicado a garantir a segurança de que todas as transações, operações e movimentos na esfera gerencial e decisória foram adequadamente registradas ou contabilizadas.
12. AUTENTICIDADE E REGULARIDADE - controle destinado a obter a certeza de que a operação, transação, decisão, etc, registrada, ocorreu de fato, que se trata de uma operação que
obedece aos princípios norteadores da administração pública.
13. VALIDADE E REGULARIDADE - técnica de controle visando obter segurança quanto à adequação documental ou processual.
14. TEMPESTIVIDADE E OPORTUNIDADE - controle que visa constatar se as operações foram realizadas dentro dos prazos estabelecidos por Lei ou pela administração da entidade.
15. AVALIAÇÃO, MENSURAÇÃO E QUANTIFICAÇÃO - controle que avalia se os resultados e informações apresentadas à administração apresentam precisão quanto aos valores envolvidos.
Agora responda você controla ou enrola?
Um forte abraço
Osmar Guimarães Teixeira Jr
