Comportamento humano

Não se esqueça do principal....... nos leva a refletir um pouco como levamos a vida

Conta a lenda que certa mulher pobre com uma criança no colo, passando diante de uma caverna escutou uma voz misteriosa que lá dentro dizia:

- Entre e apanhe o que você desejar, mas não se esqueça do principal

Lembre-se, também, de uma coisa.

Depois que você sair, a porta se fechará para sempre. Portanto, aproveite a oportunidade, mas não se esqueça do principal....

A mulher entrou na caverna e encontrou muitas riquezas. Fascinada pelo ouro e pelas jóias, pôs a criança no chão e começar a juntar, ansiosamente, tudo o que podia no seu avental.

A voz misteriosa falou novamente: “Você só tem oito minutos.”

Esgotados os oitos minutos, a mulher carregada de ouro e pedras preciosas, correu para fora e a porta se fechou...

Lembrou-se, então, que ficara lá e a porta estava fechada para sempre!!!!

A riqueza durou pouco e o desespero, sempre. O mesmo acontece, as vezes, conosco. Temos uns oitenta anos para viver, neste mundo, e uma voz sempre nos adverte: “Não se esqueça do principal!”

E o principal são os valores espirituais, a vigilância, a família, os amigos, a humildade, a vida!!! Mas a ganância, a riqueza, os prazeres materiais nos fascinam tanto que o principal vai ficando sempre de lado.... Assim, esgotamos o nosso tempo aqui, e deixamos de lado o essencial: “Os tesouros da alma”

Que jamais nos esqueçamos que a vida, neste mundo, passa rápido e que a morte chega de inesperado. E quando as portas desta vida se fechar para nós, de nada valerão as lamentações. Portanto, que jamais esqueçamos do principal!!!


Autor desconhecido

MANUAIS NA EMPRESA -Gestão de processos

PERGUNTAS & RESPOSTAS

Nesta semana, vamos concluir este ciclo de perguntas e respostas, apresentando algumas dicas de como redigir um manual para melhor gestão do processo, a classificação das políticas e procedimentos na empresa e por fim sua codificação.

9. Como deve ser redigido um manual de política ou procedimento / processos?

A redação destes manuais devem no mínimo seguir as dicas abaixo relacionadas:
1. O s verbos devem ser no imperativo (ex.: preenche, arquive, anexe) ou no infinitivo (preencher, arquivar, anexar) e nunca futuro (preencherá, arquivará, anexará).
2. A estrutura da frase deve ser simples e compacta (sujeito oculto, verbo e complemento).
3. Colocar os termos técnicos e estrangeiros entre aspas ou parêntesis.
4. Não coloque o nome de pessoas na política, identifique quem faz pelo cargo, nome do setor / departamento.
5. Não utilize a política / procedimento para repreender atitudes dos colaboradores e parceiros. Tipo: se não cumprir esta política você será suspenso por xxx dias e assim por diante. Se necessários utilize-se de carta / e-mail para tal.
6. Numere os subitens progressivamente dentro do item.
7. Subitens separados por pontos até no máximo de 3, acima de 3, se necessário, renicie com numeração simples ou letras.
8. Se necessário utilize figuras e tabelas, pois estas facilitam a compreensão.
9. Ao descrever um procedimento, coloque os passos na sequência da ação, destaque em negrito os registros, formulários e relatórios.
10. Lembre que a descrição substitui o fluxo, mas este não a substitui.
11. Busque sempre escrever dentro de um padrão, não invente.


10. Como podemos classificar as políticas e os procedimentos na empresa?

Cada empresa pode adotar o critério de classificação que mais se adequar a sua realidade. Portanto tenho utilizado com sucesso a classificação das políticas e procedimentos a partir das funções empresariais.
Sendo estas:
1.Corporativas - que regem a empresa como um todo, tais como – missão, visão e valores, comunicação corporativa, código de ética, dentre outras.
2. Administrativas - atividades de apoio ao negócio – faturamento, orçamento, contabilidade, tecnologia da informação e etc.
3. Recursos humanos – atividades de recursos humanos e pessoal – recrutamento, treinamento, rotinas trabalhistas e etc.
4. Financeiras – atividades de manuseio com o dinheiro e finanças – fluxo de caixa, crédito, tesouraria, contas a receber, contas a pagar e etc.
5. Comerciais – atividades de compras, vendas e logística.
6. Industriais - atividades de produção e manufatura.


12. A codificação dos manuais pode ser por função empresarial ou tem outra forma mais eficaz?

Pode, mas a prática nos tem dito que se codificarmos os manuais por função empresarial, ou pior ainda, pelo organograma, podemos ter grandes problemas quando a responsabilidade de uma política ou procedimento muda de área. Pois isto nos levará a realizarmos alterações nos códigos em todas as políticas e procedimentos afetados.
O que recomendo é que a codificação seja contínua, independente de área ou departamento, ou ainda função empresarial. Por exemplo: POL01 – Política de recursos humanos ou PRO05 – Procedimento de recrutamento e seleção. Assim podemos vinculá-la a uma função empresarial a qualquer momento.

Gestão de processos - Manuais

MANUAIS NA EMPRESA
PERGUNTAS & RESPOSTAS

Dando continuidade as perguntas e respostas sobre os manuais na empresa, hoje vamos conhecer a melhor forma de estruturá-los.

8. Como estruturar o manual de políticas?

O manual de política pode ser estruturado com os seguintes tópicos:
1. Objetivo – apresenta a finalidade da política
2. Disposições Gerais – apresenta os conceitos e critérios para a interpretação da política.
3. Orientação – é a descrição detalhada das regras de que se refere à política.
4. Procedimentos – apenas indica o código e nome dos procedimentos que operacionalizam a política.
5. Registros e formulários – indica o código e nome dos formulários que operacionalizam a política.Caso a política tenha procedimento indicado no item anterior não é necessário apresentá-los aqui.
6. Aplicação e responsáveis – indica a abrangência da política, isto é, quais as áreas ela esta afeta. Também denomina as áreas responsáveis pela aplicação e zelo da política.
7. Anexos – Formulários, tabelas, desenhos e etc.


9. Como estruturar o manual de procedimentos?

O manual de procedimento pode ser estruturado com os seguintes tópicos:
1. Objetivo – apresenta a finalidade do procedimento
2. Disposições Gerais – apresenta conceitos, critérios e regras que facilitam e complementam a interpretação do procedimento.Caso a empresa opte em não utilizar a manuais específicos para políticas, as mesmas de forma mais sintética e resumida podem ser incluídas neste item.
3. Telas do sistema – apresenta uma cópia das principais telas do sistema utilizadas no procedimento.
4. Procedimento – descreve o passo a passo da operação na sequência em que a mesma ocorre. Este item é apresentado em forma de tabela que contém a sequência, a tarefa / atividade, os sistemas utilizados e quem executa.
5. Registros e formulários – apresenta o registro / formulário, indicando sua origem (emitente), quantidade de vias, local, forma e prazo de arquivamento.
6. Aplicação e responsáveis – indica a abrangência da política, isto é, quais as áreas ela esta afeta. Também denomina as áreas responsáveis pela aplicação e zelo pela mesma.
7. Anexos – cópia dos registros, formulários (pré-impressos, planilhas e relatórios de uso corrente), bem como tabelas indicadas na sequência do procedimento.

Um forte abraço

Osmar Guimarães Teixeira Jr

Gestão de processos e SCI