SCI – Sistema de Controles Internos - Algumas considerações
Anteriormente, fizemos uma avaliação da empresa na utilização do sistema de controles internos e sua eficácia nos resultados alcançados, diante desta avaliação gostaríamos apresentar algumas considerações sobre o SCI.
Os controles internos ocorrem na empresa quando esta apresenta uma estrutura organizacional e funcional bem definida, métodos e procedimentos descritos em manuais, visando proteger os ativos, realizar a verificação e a adequação contábil e promover a eficácia operacional.
Anteriormente, fizemos uma avaliação da empresa na utilização do sistema de controles internos e sua eficácia nos resultados alcançados, diante desta avaliação gostaríamos apresentar algumas considerações sobre o SCI.
Os controles internos ocorrem na empresa quando esta apresenta uma estrutura organizacional e funcional bem definida, métodos e procedimentos descritos em manuais, visando proteger os ativos, realizar a verificação e a adequação contábil e promover a eficácia operacional.
Estes devem ser orientados para o longo prazo, envolver informações financeiras e não financeiras do negócio, considerar o ambiente competitivo que a empresa atua e por fim não complicar com burocracias corporativas, tendo flexibilidade suficiente para acompanhar o mercado.
O sistema de controles internos agrega os controles administrativos (operações) e controles contábeis (lançamentos dos fatos ocorridos), pois um não atinge o objetivo sem a existência do outro. Basta verificarmos no dia a dia de algumas empresas que os processos do negócio não tem nada a ver com o que ocorre no setor de contabilidade, ou vice-versa.
No controle contábil devemos confirmar se as transações contábeis estão acordo com o esquema de autorizações, se os registros permitem a emissão dos relatórios de controle conforme princípios contábeis, se o acesso aos ativos ocorrem conforme autorização da diretoria e que os registros dos ativos sejam comparados de tempo em tempo com a existência física.
Por outro lado o controle administrativo deve proporcionar a visão do futuro da empresa, missão do hoje para se concretizar a visão e os valores que operamos no nosso negócio, a estrutura organizacional, a área de eficácia ou segregação das funções e responsabilidades, isto é, o quem é quem na empresa, a configuração clara de um sistema de autorizações, arquivamento e de relatórios que agilizem e efetivem o controle operacional e contábil e a descrição dos procedimentos e operações das diversas áreas da empresa.
O sistema de controles internos agrega os controles administrativos (operações) e controles contábeis (lançamentos dos fatos ocorridos), pois um não atinge o objetivo sem a existência do outro. Basta verificarmos no dia a dia de algumas empresas que os processos do negócio não tem nada a ver com o que ocorre no setor de contabilidade, ou vice-versa.
No controle contábil devemos confirmar se as transações contábeis estão acordo com o esquema de autorizações, se os registros permitem a emissão dos relatórios de controle conforme princípios contábeis, se o acesso aos ativos ocorrem conforme autorização da diretoria e que os registros dos ativos sejam comparados de tempo em tempo com a existência física.
Por outro lado o controle administrativo deve proporcionar a visão do futuro da empresa, missão do hoje para se concretizar a visão e os valores que operamos no nosso negócio, a estrutura organizacional, a área de eficácia ou segregação das funções e responsabilidades, isto é, o quem é quem na empresa, a configuração clara de um sistema de autorizações, arquivamento e de relatórios que agilizem e efetivem o controle operacional e contábil e a descrição dos procedimentos e operações das diversas áreas da empresa.
Para que o sistema de controles internos funcione de forma eficaz deve-se levar em conta os seguintes princípios que determinam a sua essência e eficácia:
1. Responsabilidade determinada. Cada um sabe o que lhe compete fazer
2. Contabilização e operação devem ser segregadas. Quem faz não contabiliza e quem contabiliza não faz.
3. Provas independentes para a comprovação das operações na contabilidade.
4. As pessoas não devem ter controle total sobre uma operação / transação. Por ex.: Requisitar materiais, comprar materiais e realizar o pagamento.
5. Manter rotatividade interna do pessoal que impede fraude pelo costume do controle e aperfeiçoa a equipe em novas tarefas.
6. Férias obrigatórias para todos os empregados, evita o estresse e por conseqüência o erro.
7. Instruções normativas e procedimentos por escrito.
8. Controle e conferência dos dados, confrontando contas analíticas com as sintéticas.
9. As tarefas devem ser estruturadas de forma que uma seja controlada pela outra, através de simples verificação.
Existem três finalidades básicas dos controles internos que são: a salvaguarda de ativos pela proteção física contra furtos e roubos de bens e títulos, a proteção contra erros e omissões e fraudes, o acompanhamento e manutenção da eficácia das operações através de procedimentos de avaliação dos resultados das diversas atividades, a garantia do bom funcionamento do sistema de informações da empresa e do cumprimento das políticas, normas e procedimentos.
A finalidade dos controles internos se concretiza quando ele apresenta três características fundamentais a sua aplicação, a primeira delas é que ele seja útil, proporcionando o resultado esperado pelo mesmo, tanto como instrumento detectivo ou quanto preventivo no controle dos ativos da empresa e na condução eficaz dos negócios. A segunda característica é a sua praticidade quanto ao tamanho da empresa e volume das operações, o que deve ser controlado e ser simples na sua aplicação. E por último o custo benefício tem que compensar o controle.
De nada adianta conhecermos os princípios, a finalidade e como se deve estruturar um sistema de controles internos, se não tivermos um ambiente onde exista ética nos negócios, focando-se a administração pelo exemplo e valores, uma estrutura organizacional e sistemas operacionais que correspondam ao momento da empresa conforme critérios técnicos e humanos, um compromisso com os resultados originados da clareza de visão, da missão empresarial fruto da cultura própria da empresa e de uma política de recursos humanos adequada.
Futuramente estaremos apresentando, como e quando implantar um sistema de controles internos
1. Responsabilidade determinada. Cada um sabe o que lhe compete fazer
2. Contabilização e operação devem ser segregadas. Quem faz não contabiliza e quem contabiliza não faz.
3. Provas independentes para a comprovação das operações na contabilidade.
4. As pessoas não devem ter controle total sobre uma operação / transação. Por ex.: Requisitar materiais, comprar materiais e realizar o pagamento.
5. Manter rotatividade interna do pessoal que impede fraude pelo costume do controle e aperfeiçoa a equipe em novas tarefas.
6. Férias obrigatórias para todos os empregados, evita o estresse e por conseqüência o erro.
7. Instruções normativas e procedimentos por escrito.
8. Controle e conferência dos dados, confrontando contas analíticas com as sintéticas.
9. As tarefas devem ser estruturadas de forma que uma seja controlada pela outra, através de simples verificação.
Existem três finalidades básicas dos controles internos que são: a salvaguarda de ativos pela proteção física contra furtos e roubos de bens e títulos, a proteção contra erros e omissões e fraudes, o acompanhamento e manutenção da eficácia das operações através de procedimentos de avaliação dos resultados das diversas atividades, a garantia do bom funcionamento do sistema de informações da empresa e do cumprimento das políticas, normas e procedimentos.
A finalidade dos controles internos se concretiza quando ele apresenta três características fundamentais a sua aplicação, a primeira delas é que ele seja útil, proporcionando o resultado esperado pelo mesmo, tanto como instrumento detectivo ou quanto preventivo no controle dos ativos da empresa e na condução eficaz dos negócios. A segunda característica é a sua praticidade quanto ao tamanho da empresa e volume das operações, o que deve ser controlado e ser simples na sua aplicação. E por último o custo benefício tem que compensar o controle.
De nada adianta conhecermos os princípios, a finalidade e como se deve estruturar um sistema de controles internos, se não tivermos um ambiente onde exista ética nos negócios, focando-se a administração pelo exemplo e valores, uma estrutura organizacional e sistemas operacionais que correspondam ao momento da empresa conforme critérios técnicos e humanos, um compromisso com os resultados originados da clareza de visão, da missão empresarial fruto da cultura própria da empresa e de uma política de recursos humanos adequada.
Futuramente estaremos apresentando, como e quando implantar um sistema de controles internos
Um forte abraço
Osmar Teixeira Jr.
Nenhum comentário:
Postar um comentário