PERGUNTAS & RESPOSTAS
Nesta semana, vamos concluir este ciclo de perguntas e respostas, apresentando algumas dicas de como redigir um manual para melhor gestão do processo, a classificação das políticas e procedimentos na empresa e por fim sua codificação.
9. Como deve ser redigido um manual de política ou procedimento / processos?
A redação destes manuais devem no mínimo seguir as dicas abaixo relacionadas:
1. O s verbos devem ser no imperativo (ex.: preenche, arquive, anexe) ou no infinitivo (preencher, arquivar, anexar) e nunca futuro (preencherá, arquivará, anexará).
2. A estrutura da frase deve ser simples e compacta (sujeito oculto, verbo e complemento).
3. Colocar os termos técnicos e estrangeiros entre aspas ou parêntesis.
4. Não coloque o nome de pessoas na política, identifique quem faz pelo cargo, nome do setor / departamento.
5. Não utilize a política / procedimento para repreender atitudes dos colaboradores e parceiros. Tipo: se não cumprir esta política você será suspenso por xxx dias e assim por diante. Se necessários utilize-se de carta / e-mail para tal.
6. Numere os subitens progressivamente dentro do item.
7. Subitens separados por pontos até no máximo de 3, acima de 3, se necessário, renicie com numeração simples ou letras.
8. Se necessário utilize figuras e tabelas, pois estas facilitam a compreensão.
9. Ao descrever um procedimento, coloque os passos na sequência da ação, destaque em negrito os registros, formulários e relatórios.
10. Lembre que a descrição substitui o fluxo, mas este não a substitui.
11. Busque sempre escrever dentro de um padrão, não invente.
10. Como podemos classificar as políticas e os procedimentos na empresa?
Cada empresa pode adotar o critério de classificação que mais se adequar a sua realidade. Portanto tenho utilizado com sucesso a classificação das políticas e procedimentos a partir das funções empresariais.
Sendo estas:
1.Corporativas - que regem a empresa como um todo, tais como – missão, visão e valores, comunicação corporativa, código de ética, dentre outras.
2. Administrativas - atividades de apoio ao negócio – faturamento, orçamento, contabilidade, tecnologia da informação e etc.
3. Recursos humanos – atividades de recursos humanos e pessoal – recrutamento, treinamento, rotinas trabalhistas e etc.
4. Financeiras – atividades de manuseio com o dinheiro e finanças – fluxo de caixa, crédito, tesouraria, contas a receber, contas a pagar e etc.
5. Comerciais – atividades de compras, vendas e logística.
6. Industriais - atividades de produção e manufatura.
12. A codificação dos manuais pode ser por função empresarial ou tem outra forma mais eficaz?
Pode, mas a prática nos tem dito que se codificarmos os manuais por função empresarial, ou pior ainda, pelo organograma, podemos ter grandes problemas quando a responsabilidade de uma política ou procedimento muda de área. Pois isto nos levará a realizarmos alterações nos códigos em todas as políticas e procedimentos afetados.
O que recomendo é que a codificação seja contínua, independente de área ou departamento, ou ainda função empresarial. Por exemplo: POL01 – Política de recursos humanos ou PRO05 – Procedimento de recrutamento e seleção. Assim podemos vinculá-la a uma função empresarial a qualquer momento.
Nesta semana, vamos concluir este ciclo de perguntas e respostas, apresentando algumas dicas de como redigir um manual para melhor gestão do processo, a classificação das políticas e procedimentos na empresa e por fim sua codificação.
9. Como deve ser redigido um manual de política ou procedimento / processos?
A redação destes manuais devem no mínimo seguir as dicas abaixo relacionadas:
1. O s verbos devem ser no imperativo (ex.: preenche, arquive, anexe) ou no infinitivo (preencher, arquivar, anexar) e nunca futuro (preencherá, arquivará, anexará).
2. A estrutura da frase deve ser simples e compacta (sujeito oculto, verbo e complemento).
3. Colocar os termos técnicos e estrangeiros entre aspas ou parêntesis.
4. Não coloque o nome de pessoas na política, identifique quem faz pelo cargo, nome do setor / departamento.
5. Não utilize a política / procedimento para repreender atitudes dos colaboradores e parceiros. Tipo: se não cumprir esta política você será suspenso por xxx dias e assim por diante. Se necessários utilize-se de carta / e-mail para tal.
6. Numere os subitens progressivamente dentro do item.
7. Subitens separados por pontos até no máximo de 3, acima de 3, se necessário, renicie com numeração simples ou letras.
8. Se necessário utilize figuras e tabelas, pois estas facilitam a compreensão.
9. Ao descrever um procedimento, coloque os passos na sequência da ação, destaque em negrito os registros, formulários e relatórios.
10. Lembre que a descrição substitui o fluxo, mas este não a substitui.
11. Busque sempre escrever dentro de um padrão, não invente.
10. Como podemos classificar as políticas e os procedimentos na empresa?
Cada empresa pode adotar o critério de classificação que mais se adequar a sua realidade. Portanto tenho utilizado com sucesso a classificação das políticas e procedimentos a partir das funções empresariais.
Sendo estas:
1.Corporativas - que regem a empresa como um todo, tais como – missão, visão e valores, comunicação corporativa, código de ética, dentre outras.
2. Administrativas - atividades de apoio ao negócio – faturamento, orçamento, contabilidade, tecnologia da informação e etc.
3. Recursos humanos – atividades de recursos humanos e pessoal – recrutamento, treinamento, rotinas trabalhistas e etc.
4. Financeiras – atividades de manuseio com o dinheiro e finanças – fluxo de caixa, crédito, tesouraria, contas a receber, contas a pagar e etc.
5. Comerciais – atividades de compras, vendas e logística.
6. Industriais - atividades de produção e manufatura.
12. A codificação dos manuais pode ser por função empresarial ou tem outra forma mais eficaz?
Pode, mas a prática nos tem dito que se codificarmos os manuais por função empresarial, ou pior ainda, pelo organograma, podemos ter grandes problemas quando a responsabilidade de uma política ou procedimento muda de área. Pois isto nos levará a realizarmos alterações nos códigos em todas as políticas e procedimentos afetados.
O que recomendo é que a codificação seja contínua, independente de área ou departamento, ou ainda função empresarial. Por exemplo: POL01 – Política de recursos humanos ou PRO05 – Procedimento de recrutamento e seleção. Assim podemos vinculá-la a uma função empresarial a qualquer momento.
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