Nesta semana concluímos nossas reflexões básicas sobre organograma e estrutura organizacional, segue as perguntas:
18. O que devemos considerar para uma análise eficaz da estrutura organizacional?
Para uma análise que proporcione resultados concretos devemos tirar proveito das vantagens da especialização, ficar atento aos problemas gerados pelas limitações da autoridade funcional (técnica), conhecer profundamente os problemas de comunicação entre as áreas e os colaboradores, levantar e sensibilizar-se com problemas da empresa (recursos humanos, materiais, financeiro e equipamentos) e ter bem claro o quanto a empresa deseja delegar e responsabilizar seus colaboradores.
19. Como se define uma estrutura organizacional?
A estrutura organizacional deve ser definida a partir do objetivo, missão, visão e valores da empresa. É aconselhável ter claro estes aspectos e definido um planejamento estratégico. Lembrando mais uma vez, a estrutura segue a estratégia.
20. O que devemos examinar ao se montar uma estrutura organizacional?
É obrigatório o exame da departamentalização primária, isto é, as principais unidades de operação em que será conveniente dividir o trabalho. Também não podemos deixar de analisar a localização da responsabilidade operacional, as unidades, especialmente nos escalões em que serão tomadas as decisões de operações e junto a estas, as unidades de facilitação, destinadas a orientar e facilitar os responsáveis pelas operações básicas.
E finalmente, a provisão adequada para as funções de alta administração e os arranjos estruturais que darão simplicidade e coerência a organização, contribuindo por quaisquer outros meios ao seu funcionamento harmonioso.
21. O que devemos considerar ao montarmos a departamentalização primária?
Devemos procurar o agrupamento das atividades em divisões funcionais de operação (finanças, comercial, produção, administração, recursos humanos e etc.), tirando proveito da especialização, da busca de controles que facilitem o trabalho e da melhor condição para coordenação das atividades, disponibilizando-as de acordo com as condições locais de trabalho e capacidade dos colaboradores.
Neste processo, o desenvolvimento da equipe é uma constante que não devemos esquecer, uma vez que são as pessoas na execução diária de suas atividades que levarão ao sucesso o trabalho de reorganização da empresa.
Também devemos manter um nível de coerência ao realizar a departamentalização primária, adotando uma estrutura por função (financeiro, comercial, produção e administrativo) e geográfico (comercial região X ou Y), quando solicitado. Porém nem sempre é possível adotar uma base única para todas as atividades operacionais, utilizamos, neste caso, estruturas mistas.
Outro aspecto, a considerar é onde vamos localizar a responsabilidade operacional, perguntamos, em qual nível desejamos localizar a responsabilidade operacional pelas as decisões de linha de frente (muitas vezes decididas em alto escalão). Serão estas descentralizadas ou centralizadas, afetando a quantidade de colaboradores, o fluxo de informação e o planejamento e controle.
22. Qual é o papel das unidades de facilitação?
Também conhecidas como apoio, assessorias e comissões, estas unidades normalmente não são bem utilizadas na empresa, gerando conflitos. Portanto quando bem definidas e divulgado seus papéis, elas podem facilitar, como o próprio nome diz, o estabelecimento de um corte horizontal entre os diversos departamentos de operação, fornecendo instrumentos de controle eficazes, assegurando que as atividades ocorram conforme o programado (PDCA – planejamento, execução, controle e correção), proporcionando o uso comum do conhecimento ou das instalações especializadas e a diminuição excessiva da amplitude de supervisão.
As unidades de facilitação devem ser adotadas quando tivermos certeza que as mesmas reforçam a atividade fim e simplificam as coisas, do contrário devem permanecer e aprimorar a departamentalização primária.
23. Quais as etapas para implantar um projeto de reestruturação organizacional?
Como metodologia para o projeto de reestruturação devemos adotar as seguintes etapas:
1. Definição de cronograma
2. Estudo prévio da situação atual
3. Definições específicas da empresa
4. Análise e estudo sobre a estrutura organizacional
5. Aprovação da estrutura organizacional
6. Levantamento das atividades e responsabilidades por área
7. Elaboração do Manual de organização
8. Implantação do Manual de organização
9. Acompanhamento e consolidação
Para uma análise que proporcione resultados concretos devemos tirar proveito das vantagens da especialização, ficar atento aos problemas gerados pelas limitações da autoridade funcional (técnica), conhecer profundamente os problemas de comunicação entre as áreas e os colaboradores, levantar e sensibilizar-se com problemas da empresa (recursos humanos, materiais, financeiro e equipamentos) e ter bem claro o quanto a empresa deseja delegar e responsabilizar seus colaboradores.
19. Como se define uma estrutura organizacional?
A estrutura organizacional deve ser definida a partir do objetivo, missão, visão e valores da empresa. É aconselhável ter claro estes aspectos e definido um planejamento estratégico. Lembrando mais uma vez, a estrutura segue a estratégia.
20. O que devemos examinar ao se montar uma estrutura organizacional?
É obrigatório o exame da departamentalização primária, isto é, as principais unidades de operação em que será conveniente dividir o trabalho. Também não podemos deixar de analisar a localização da responsabilidade operacional, as unidades, especialmente nos escalões em que serão tomadas as decisões de operações e junto a estas, as unidades de facilitação, destinadas a orientar e facilitar os responsáveis pelas operações básicas.
E finalmente, a provisão adequada para as funções de alta administração e os arranjos estruturais que darão simplicidade e coerência a organização, contribuindo por quaisquer outros meios ao seu funcionamento harmonioso.
21. O que devemos considerar ao montarmos a departamentalização primária?
Devemos procurar o agrupamento das atividades em divisões funcionais de operação (finanças, comercial, produção, administração, recursos humanos e etc.), tirando proveito da especialização, da busca de controles que facilitem o trabalho e da melhor condição para coordenação das atividades, disponibilizando-as de acordo com as condições locais de trabalho e capacidade dos colaboradores.
Neste processo, o desenvolvimento da equipe é uma constante que não devemos esquecer, uma vez que são as pessoas na execução diária de suas atividades que levarão ao sucesso o trabalho de reorganização da empresa.
Também devemos manter um nível de coerência ao realizar a departamentalização primária, adotando uma estrutura por função (financeiro, comercial, produção e administrativo) e geográfico (comercial região X ou Y), quando solicitado. Porém nem sempre é possível adotar uma base única para todas as atividades operacionais, utilizamos, neste caso, estruturas mistas.
Outro aspecto, a considerar é onde vamos localizar a responsabilidade operacional, perguntamos, em qual nível desejamos localizar a responsabilidade operacional pelas as decisões de linha de frente (muitas vezes decididas em alto escalão). Serão estas descentralizadas ou centralizadas, afetando a quantidade de colaboradores, o fluxo de informação e o planejamento e controle.
22. Qual é o papel das unidades de facilitação?
Também conhecidas como apoio, assessorias e comissões, estas unidades normalmente não são bem utilizadas na empresa, gerando conflitos. Portanto quando bem definidas e divulgado seus papéis, elas podem facilitar, como o próprio nome diz, o estabelecimento de um corte horizontal entre os diversos departamentos de operação, fornecendo instrumentos de controle eficazes, assegurando que as atividades ocorram conforme o programado (PDCA – planejamento, execução, controle e correção), proporcionando o uso comum do conhecimento ou das instalações especializadas e a diminuição excessiva da amplitude de supervisão.
As unidades de facilitação devem ser adotadas quando tivermos certeza que as mesmas reforçam a atividade fim e simplificam as coisas, do contrário devem permanecer e aprimorar a departamentalização primária.
23. Quais as etapas para implantar um projeto de reestruturação organizacional?
Como metodologia para o projeto de reestruturação devemos adotar as seguintes etapas:
1. Definição de cronograma
2. Estudo prévio da situação atual
3. Definições específicas da empresa
4. Análise e estudo sobre a estrutura organizacional
5. Aprovação da estrutura organizacional
6. Levantamento das atividades e responsabilidades por área
7. Elaboração do Manual de organização
8. Implantação do Manual de organização
9. Acompanhamento e consolidação
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