SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS

Implantando o sistema de controles internos na empresa

Considerando que para alcançarmos na empresa segurança e proteção do patrimônio e da informação, documentos adequados e exatos, funções claras, definidas e divulgadas e procedimentos corretos com os níveis de autorização bem expressos, devemos conhecer os instrumentos básicos do controle, através de manuais com um padrão que represente o ideal pretendido e a realidade da empresa que é comparada e corrigida pelas de ações do dia a dia. É a partir destes elementos montamos nossa estratégia de implantação do sistema de controles internos na empresa.

A implementação de um projeto de SCI na empresa inicia-se com a identificação dos problemas que nos afligem no dia a dia da mesma e com a definição da solução para cada caso.

Com estas informações detectadas definimos os principais objetivos do projeto, que a princípio podemos descreve-los como:
1. Levantar os valores que conduzem nosso negócio no decorrer dos anos, desde a fundação da empresa até o presente.
2. Definir as funções e áreas de eficácia dos colaboradores e a estrutura organizacional adequada para o momento da empresa.
3. Mapear e implantar os procedimentos operacionais e administrativos.
4. Alinhar a equipe pela visão, missão e valores e consolidação dos procedimentos.

Definidos estes objetivos o projeto por si só nos proporcionará a montagem do organograma e funções, que definirá o inter-relacionamento departamental, a descrição do manual de organização, segregando as tarefas e responsabilidades de cada departamento, do manual de políticas do negócio, do manual dos procedimentos, apresentando os fluxos de trabalho, as áreas de eficácia de cada colaborador.

Também devemos considerar que o andamento do projeto trará a empresa um clima de equipe e troca de sinergia entre as diversas áreas, uma vez que a metodologia adotada utiliza-se de encontros de trabalho com as pessoas envolvidas direta e indiretamente nas atividades, rotinas e operações, para análise da situação e definição da melhor forma de se operacionalizar o procedimento e o sistema de arquivamento e controles.

O projeto de SCI está dividido basicamente em cinco etapas que denominamos de momentos, sendo eles:
1o. Momento – Programação das atividades (Abrangência e cronograma)
2o. Momento – Organização e estrutura (Análise e revisão da estrutura organizacional, atribuições e responsabilidade, Implantação da estrutura organizacional, atribuições e responsabilidades)
3o. Momento – Procedimentos e rotinas (Revisão e levantamento, Análise, racionalização, atualização e adequação, Atualização ou elaboração dos manuais, Implantação dos manuais).
4o. Momento – Acompanhamento e ajustes (Esclarecimento de dúvidas pós-implantação)
5o. Momento – Descrição de cargos

Em linhas gerais a implantação de um sistema de controles internos segue esta orientação, podendo cada momento descrito anteriormente ser realizado de forma independente um do outro. Optou-se por esta seqüência em virtude se iniciar o projeto partindo-se do geral para o particular, o que facilita a compreensão e execução do mesmo.

Um forte abraço,

Osmar Guimarães Teixeira Jr