MANUAIS NA EMPRESA - Gestão de processos e Sistema de Controles Internos
PERGUNTAS & RESPOSTAS
A partir desta data vamos trocar uma idéia prática do que são e para que servem os manuais de políticas e procedimentos na empresa através das perguntas mais frequentes nos work shops de implantação que tenho realizado.
1. Qual é a finalidade dos manuais na empresa?
Os manuais de políticas, diretrizes e procedimentos tem como propósito básico a garantia da execução das atividades de forma padronizada para assegurar segurança, produtividade e lucratividade e proporcionar conhecimento, organização e otimização do processo.Outro propósito que não podemos esquecer é o de deixar clara as atividades e responsabilidades dos colaboradores, minimizando os conflitos interpessoais na empresa.
2. O que devem responder os manuais na empresa?
Os manuais (políticas e procedimentos) devem responder: o que, quem, quando, onde, por que e como as atividades e responsabilidades são executadas.Se o manual não nos der de pronto atendimento estas respostas, pode jogá-lo fora, pois ele de nada servirá.
3. Onde e como se aplicar o uso de manuais?
Os manuais são aplicados nos processos gerenciais (políticas e manual de organização) e operacionais (procedimentos e instruções) em todas as unidades de trabalho da empresa.
4. Quais os níveis dos manuais considerando-se a estratégia e a operação do negócio?
Para obtermos uma melhor clareza e objetividade quando da adoção dos manuais devemos adotar os níveis, primeiro nível o estratégico para os manuais de políticas ou diretrizes e o segundo nível o operacional para os manuais de procedimentos. A quem ainda classifique os controles e formulários com o terceiro nível.
5. O que é e o que responde o manual de políticas?
O manual de política apresenta as diretrizes e regras do negócio, tais como missão, visão e valores, código de ética, qualidade e produtividade, clientes, fornecedores, recursos humanos, finanças, contábil-fiscal e etc. Respondendo ao por quê?
6. O que é e o que responde o manual de procedimento?
O manual de procedimentos é a descrição detalhada das rotinas e métodos de trabalho. Respondendo ao propósito e escopo da tarefa, isto é, o que deve ser feito, quem, quando, como, e de que forma?
7. Podemos incluir neste controle de manuais os registros e formulários?
Sim podemos, padronizando e codificando-os conforme código dos manuais de procedimentos e políticas.Também devemos dar uma grande a atenção aos formulários (pré-impressos, planilhas e relatórios de uso corrente), uma vez que estes colocam as políticas, diretrizes e procedimentos em ação no dia a dia da empresa.
PERGUNTAS & RESPOSTAS
A partir desta data vamos trocar uma idéia prática do que são e para que servem os manuais de políticas e procedimentos na empresa através das perguntas mais frequentes nos work shops de implantação que tenho realizado.
1. Qual é a finalidade dos manuais na empresa?
Os manuais de políticas, diretrizes e procedimentos tem como propósito básico a garantia da execução das atividades de forma padronizada para assegurar segurança, produtividade e lucratividade e proporcionar conhecimento, organização e otimização do processo.Outro propósito que não podemos esquecer é o de deixar clara as atividades e responsabilidades dos colaboradores, minimizando os conflitos interpessoais na empresa.
2. O que devem responder os manuais na empresa?
Os manuais (políticas e procedimentos) devem responder: o que, quem, quando, onde, por que e como as atividades e responsabilidades são executadas.Se o manual não nos der de pronto atendimento estas respostas, pode jogá-lo fora, pois ele de nada servirá.
3. Onde e como se aplicar o uso de manuais?
Os manuais são aplicados nos processos gerenciais (políticas e manual de organização) e operacionais (procedimentos e instruções) em todas as unidades de trabalho da empresa.
4. Quais os níveis dos manuais considerando-se a estratégia e a operação do negócio?
Para obtermos uma melhor clareza e objetividade quando da adoção dos manuais devemos adotar os níveis, primeiro nível o estratégico para os manuais de políticas ou diretrizes e o segundo nível o operacional para os manuais de procedimentos. A quem ainda classifique os controles e formulários com o terceiro nível.
5. O que é e o que responde o manual de políticas?
O manual de política apresenta as diretrizes e regras do negócio, tais como missão, visão e valores, código de ética, qualidade e produtividade, clientes, fornecedores, recursos humanos, finanças, contábil-fiscal e etc. Respondendo ao por quê?
6. O que é e o que responde o manual de procedimento?
O manual de procedimentos é a descrição detalhada das rotinas e métodos de trabalho. Respondendo ao propósito e escopo da tarefa, isto é, o que deve ser feito, quem, quando, como, e de que forma?
7. Podemos incluir neste controle de manuais os registros e formulários?
Sim podemos, padronizando e codificando-os conforme código dos manuais de procedimentos e políticas.Também devemos dar uma grande a atenção aos formulários (pré-impressos, planilhas e relatórios de uso corrente), uma vez que estes colocam as políticas, diretrizes e procedimentos em ação no dia a dia da empresa.
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